Paper Individual Knowledge Management
Peran Pemimpin Dalam Pengimplementasian Knowledge Management
Disusun oleh :
Veronica Maslim
0932201705
03 MBM
Program Pascasarjana Ilmu Komputer
Program Studi Manajemen Sistem Informasi Jenjang S2
Universitas Bina Nusantara
Jakarta
2010
BAB I
PENDAHULUAN
âAlthough there has been a great deal of recognition in the business world that information and knowledge management can be vital tools in organizations, it is only recently that educational administrators and teachers have begun to look at how they might use information systems to assist in creating effective learning environments. In the business research environment, the evolution from data to information and from information to knowledge plays a leading role in shaping how organizations develop strategies and plans for the future.â Â (Petrides & Guiney, 2002).
Sekolah adalah tempat dimana pengetahuan disebarkan, diturunkan dari pengajar kepada murid-muridnya dan selanjutnya pengetahuan tersebut dikembangkan dan dipraktekkan. Namun ada pengetahuan lain yang dimiliki oleh sekolah, selain pengetahuan yang diajarkan oleh para guru, yaitu mengenai sekolah itu sendiri dan segala sesuatu yang terkait dengan sekolah dan belajar-mengajar. Misalkan mengenai âmengatasi kondisi kelasâ, seorang guru senior yang telah mengecap asam garam dunia pendidikan tentunya dicari guru junior untuk ditanyai dan diminta pendapatnya mengenai âmengatasi kondisi kelasâ. Atau mengenai urusan administrasi sekolah, karyawan administrasi yang baru tentunya membutuhkan petunjuk dalam mengerjakan pekerjaan dengan administrasi sekolah dan bagaimana dalam menghadapi kondisi-kondisi tertentu. Masih banyak contoh-contoh lain dimana pengetahuan seperti ini dibutuhkan di dalam lingkungan sekolah.
Knowledge management (KM) pun mulai dilirik sebagai salah satu perangkat yang mampu menyokong kebutuhan akan pengetahuan dalam organisasi pendidikan. Namun penerapannya terkadang tak seindah harapan. Penerapan KM mendorong perubahan atau pembentukan budaya organisasi sehingga agak memberatkan jika dilaksanakan. Dan pemimpin sangat dibutuhkan untuk memastikan organisasi berjalan pada jalur penerapan KM.
1.1 Leadership
Dalam Ensiklopedi Umum, kata âkepemimpinanâ ditafsirkan sebagai hubungan yang erat antara seorang dan sekelompok manusia karena adanya kepentingan bersama; hubungan itu ditandai oleh tingkah laku yang tertuju dan terbimbing dari manusia yang seorang itu. Manusia atau orang ini biasanya disebut yang memimpin atau pemimpin, sedangkan kelompok manusia yang mengikutinya disebut yang dipimpin.
âLeadership occurs among people, it is not something done to people. Transformational leaders develop followers to go beyond their self-imposed limitations. You must paint a vivid picture of a desired future state that makes the pain of change and personal investment worth effort. Said another way, you must learn to liberate the leader in everyone.â Â Ruth Ann Marshall, – former President of the Americas, MasterCard International
Terdapat dua tipe leadership yang diperkenalkan Dale Carnegie, pendiri Dale Carnegie Training, yakni inspirasional dan organisatoris.
Tipe Inspirasional
Kreatif
Komunikatif
Tidak suka rutinitas
Tidak sabar
Tidak pandai basa-basi
Selalu ingin jadi pahlawan
Inspiratif
Sangat dominan dalam tim
Tipe organisatoris
Agak kaku
Suka rutinitas
Lebih sabar
Menomorsatukan profit
Efisien
Mementingkan tim dalam bekerja
Setiap tipe memiliki kekuatan tersendiri. Setidaknya dengan memetakan diri Anda termasuk dalam tipe yang mana, akan membantu untuk memaksimalkan karakter leadership dalam diri Anda. Dampaknya tak hanya untuk diri sendiri, namun juga tim dalam pekerjaan Anda.
Coach Getty mengatakan bahwa kepemimpinan yang kuat menjadi faktor penting untuk menciptakan tim yang hebat. Artinya pencapaian dalam tim, apakah target yang tercapai, atau prestasi lain yang dihasilkan dari kerja tim, bisa terwujud dengan adanya kepemimpinan yang kuat.
Dalam sebuah perusahaan/organisasi, pemimpin adalah pucuk kekuasaan tertinggi. Kendali penuh atas organisasinya kadang bisa menimbulkan sifat ambigu, mana keputusan yang dibuat dengan berlandaskan pada kepentingan organisasi/perusahaan dan mana keputusan yang dibuat dengan berlandaskan kepentingan pribadi.
Dan dalam pengambilan keputusan tersebut, bisa dilihat juga apakah keputusan itu diambil dengan melibatkan seluruh unsur pada level manajemen atau  hanya berdasarkan keputusan/kebijakan individual.
Ada banyak gaya kepemimpinan yang diperkenalkan oleh para pakar, namun disini akan dijelaskan beberapa diantaranya:
1. Autocratic leadership (kepemimpinan yang otoriter). Pemimpin dengan gaya otoriter biasanya memegang kekuasaan dan memonopoli kekuasaan itu. Ciri-cirinya adalah selalu mengambil keputusan sendiri, cenderung menilai bawahan secara subjektif dan kurang bersedia berpartisipasi aktif dalam organisasi/kelompoknya.
2. Democratic or participative leadership (kepemimpinan yang demokratis/partisipatif). Gaya kepemimpinan demokrasi biasanya mempunyai ciri mengambil semua keputusan/metetapkan sebuah kebijakan berdasarkan musyawarah dengan orang yang dipimpin, setiap kativitas yang dilakukan selalu didiskusikan, bawahan bebas menentukan tugasnya dan dalam penilaian selalu bertindak objektif.
3. Kepemimpinan yang simbolik. Gaya kepemimpinan simbolik biasanya mempunyai ciri bawahan mempunyai kebebasan untuk mengambil keputusan, pemimpin hanya memberi pendapat kalau diminta dan tidak ada usaha untuk memuji atau mengkritik bawahan.
4. Charismatic leadership (kepemimpinan yang kharismatis). Gaya kepemimpinan kharismatis mempunyai ciri seorang pemimpin mempunyai visi yang kuat, bertanggung jawab secara pribadi atas tindakannya serta mempunyai arah, sasaran, keuletan dan kepercayaann kepada bawahannya.
Sadar ataupun tidak disadari, gaya kepemimpinan manusia berbeda satu sama lain seperti yang telah disebutkan pada poin sebelumnya, bahkan juga berbeda dalam kesempatan serta situasi yang berlainan. Apapun gaya kepemimpinan anda, tujuan anda adalah untuk mencapai kesuksesan bersama kelompok yang anda pimpin.
Dalam perusahaan/organisasi, seorang pemimpin memiliki fungsi/peran diantaranya :
⢠Pemimpin berfungsi sebagai katalisator. Maksudnya, seorang pemimpin harus bisa menumbuhkan kepahaman dan kesadaran orang yang dipimpinnya untuk kemajuan. Caranya bisa dengan melaksanakan indentifikasi masalah, merumuskan masalah dan menyusun garis besar masalah.
⢠Pemimpin berfungsi sebagai fasilitator. Seorang pemimpin harus mampu mendorong dan menciptakan kesadaran orang yang dipimpinnya untuk melakukan perubahan sehingga meningkat. Hal ini bisa dilakukan dengan cara menunjukkan cara mendapatkan bantuan dari pihak terkait, mengorganisasi kelompok dan membuat keputusan yang mengarah kepada prioritas yang harus dikerjakan.
⢠Pemimpin berfungsi sebagai pemecah masalah. Pemimpin harus mampu memberikan tingkat kepercayaan orang yang dipimpinnya untuk melaksanakan tugas. Caranya yaitu dengan mengerti masalah yang dihadapi, menyatikan persepsi terhadap masalah dan membuat keputusan yang dapat diterima orang yang dipimpin.
⢠Pemimpin berfungsi sebagai penghubung sumber. Seorang pemimpin harus mampu memahami sepenuhnya terhadap kendala-kendala yang tak terselesaikan oleh orang yang dipimpinnya. Seorang pemimpin harus tanggap terhadap masalah yang dihadapi baik intern maupun ekstern dan mampu menentukan target penyelesaian.
⢠Pemimpin berfungsi sebagai komunikator. Seorang pemimpin harus bisa memotivasi pemahaman dan kesadaran orang yang dipimpin untuk memecahkan masalah dengan cara pandai memberi gagasan, mengarahkan polemik yang terjadi dan mengambil kesimpulan yang harus dilaksanakan.
⢠Pemimpin berfungsi sebagai perubah (culture) jangka panjang. Seorang pemimpin adalah panutan dalam organisasi, sehingga dari apa yang dilakukan atau diarahkan oleh pemimpin dapat membentuk sebuah culture bagi organisasi atau bahkan dapat merubah culture yang telah berjalan saat ini.
1.2 Knowledge Management
Lingkungan di sekitar terutama pada lingkup bisnis terbentuk dari dinamika perubahan dan perkembangan. Untuk dapat bertahan, suatu organisasi harus lebih flexibel, dan selain itu juga mempertahankan budaya dan ciri khas organisasi tersebut. Potensi inilah yang dapat disebut dengan âknowledgeâ.
Siklus Pembelajaran Organisasi
Karenanya âknowledgeâ menjadi pendorong organisasi yang penting dan sebuah faktor kunci dalam value creation
Knowledge as basis for competitive advantage
Knowledge berada pada proses, events dan aktifitas dimana data, informasi, knowledge dan meta-knowledge bertransformasi dari satu bentuk ke bentuk yang lain.Kerangka kerjauntuk menganalisis alur dari knowledge dapat berdasarkan General Knowledge Model, di mana model ini mengatur alur knowledge dalam 4 area kegiatan utama yaitu : knowledge creation, retention, transfer dan utilization.
General Knowledge Model
1. Knowledge Creation. Kegiatan ini berkaitan dengan memasukkan knowledge baru ke dalam sistem, dan juga termasuk mengembangkan, menemukan serta mencari knowledge itu sendiri.
2. Knowledge Retention. This includes all activities that preserve knowledge and allow it to remain in the system once introduced. It also includes those activities that maintain the viability of knowledge within the system.
3. Knowledge Transfer. This refers to activities associated with the flow of knowledge from one party to another. This includes communication, translation, conversion, filtering and rendering.
4. Knowledge Utilization. This includes the activities and events connected with the application of knowledge to business processes.
Adapun yang disebut âindividual knowledgeâ, dimana knowledge ini merupakan hasil interaksi presepsi seorang manusia di dalam organisasi dengan aktivitas yang dilakukan / terjadi di dalam organisasi.
Individual Knowledge
Sedangkan âorganisational knowledgeâ merupakan gabungan dari individual knowledge yang mana dapat diaplikasikan dalam proses bisnis.
Organisational Knowledge
Sehingga bagian yang terpeting dalam membangun dasar dari kumpulan knowledge ini adalah individual knowledge dari anggota organisasi dan kerangka kerja dalam menghubungkan individual knowledge tersebut dengan interaksi dan struktur komunikasi.
Knowledge sendiri dapat dikelompokkan menjadi 2 jenis yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge.
1. Tacit knowledge merupakan knowledge yang diam di dalam benak manusia dalam bentuk intuisi, judgement, skill, value dan belief yang sangat sulit untuk diformalisasikan dan dishare dengan orang lain.
2. Explicit knowledge merupakan knowledge yang dapat atau sudah terkondifikasikan dalam bentuk dokumen sehingga dapat dengan mudah ditransfer dan didistribusikan dengan menggunakan berbagai media. Explicit knowledge dapat berupa formula, kaset / cd video dan audio, spesifikasi produk atau manual.
Kedua jenis knowledge tersebut dapat dikonversi melalui empat proses konversi, yaitu : sosialisasi, ekternalisasi, kombinasi, dan internalisasi, yang mana keempat proses tersebut dikenal dengan istilah SECI process.
1. Sosialisasi merupakan proses sharing dan penciptaan tacit knowledge melalui interaksi dan pengalaman langsung.
2. Ekternalisasi merupakan pengartikulasian tacit knowledge menjadi explicit knowledge melalui proses dialog dan refleksi.
3. Kombinasi merupakan proses konversi explicit knowledge menjadi explicit knowledge yang baru melalui sistemisasi dan pengaplikasian explicit knowledge dan informasi.
4. Internalisasi merupakan proses pembelajaran dan akuisisi knowledge yang dilakukan oleh anggota organisasi terhadap explicit knowledge yang disebarkan ke seluruh organisasi melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi tacit knowledge anggota organisasi.
SECI Process
Untuk dapat mengelola transfer knowledge dalam organisasi dibutuhkan suatu manajemen pengeloaan knowledge yang umumnya dikenal dengan knowledge management. Pengelolaan knowledge management yang baik dapat menciptakan nilai bisnis dan menghasilkan keunggulan kompetitif, di mana dalam pengelolaan ini dilakukan serangkaian kegiatan, pengkomunikasian dan pengimplementasian semua knowledge yang dibutuhkan.
1.3 Knowledge Management and Leader
Implementasi KM di dalam sebuah organisasi bagaikan melakukan perubahan budaya organisasi, karena dengan adanya implementasi KM dalam organisasi mendorong munculnya budaya knowledge sharing dan learning habit yang melibatkan seluruh personel di dalam organisasi. Sehingga awal implementasi KM merupakan saat-saat terberat bagi sebuah organisasi, karena adanya kemungkinan penolakan terhadap perubahan, atau bahkan tidak peduli pada pengimplementasian KM.
Di sinilah peranan penting dari pemimpin organisasi dalam memimpin pengimplementasian KM, dimana ia memimpin langsung perubahan. Tentu saja dibutuhkan aksi nyata dari para pemimpin untuk memotivasi para anggota organisasi untuk terlibat langsung dalam implementasi KM dan membuktikan komitmentnya melalui bukti nyata.
Tindakan yang dapat dilakukan oleh pemimpin antara lain dengan mengalokasikan sumber data yang ada dengan kendalinya untuk membangun sistem dan menggerakkan para anggota organisasi untuk berpatisipasi aktif dalam proses-proses KM. Selain itu, komitment tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk pengalokasian personil yang dikhususkan sebagai pengelola knowledge perusahaan, pengalokasian investasi untuk membangun infrastruktur KM dan juga yang tidak dapat digantikan oleh sumber daya lain, adalah personal devotion dari para pimpinan organisasi untuk menyediakan waktu untuk memonitor secara langsung semua inisiatif-inisiatif KM dan pendayagunaan alokasi sumber daya yang didedikasikan untuk inisiatif-inisiatif KM tersebut.
BAB II
IMPLEMENTASI KM PADA SEKOLAH DI HONG KONG
Dimulai dari hasil penelitian âCritical Factors of Implementing Knowledge Management in School Environment : A Qualitative Study in Hong Kongâ yang dilakukan pada tahun 2010. Di mana tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah KM dapat diimplementasikan pada sekolah dasar dan menengah serta permasalahan yang mungkin dihadapi.
Menurut hasil penelitian KM pada bidang pendidikan dibutuhkan karena :
1. Menyimpan kepiawaian dari guru yang berpengalamanan dan dapat menÂŹ-share-kannya kepada yang lain khususnya kepada guru baru. Sehingga best practice dapat ditangkap dan di-share-kan di antara para guru.
2. Dapar mengefektifkan waktu belajar dan performa belajar di dalam sekolah yang mana dapat menyediakan ruang kerja proyek dan membawakan guru dengan kompetitif intelligence ke dalam sekolah. Untuk pendidikan, faktor kompetitif yang penting adalah untuk mencapai hasil pembelajaran dan meningkatkan hasil belajar siswa.
3. KM mendukung perkembangan dari komunitas knowledge di dalam sekolah dan mengadopsi budaya organisasi pembelajar.
Critical Success Factors of Knowledge Management in Schools
Tidaklah mengejutkan jika kepemimpinan ditemukan sebagai faktor penting yang mempengaruhi knowledge management di sekolah. Kebanyakan dari guru setuju bahwa jika kepemimpinan di sekolah tidak kuat, maka tidak mudah mengimplementasikan KM. Dalam konteks sekolah, maka kepala sekolah merupakan pemimpin penting dan bertindak sebagai agen perubahan. Kepala sekolah seharusnya menunjukkan dengan jelas tujuan dari KM dan meyakinkan staffnya akan pentingnya implementasi KM. Transformasional leaderhip dibutuhkan dalam kondisi seperti ini dimana kepala sekolah dapat menanamkan kebanggaan, kepercayadirian dan nilai serta memberikan misi pada para guru. Kepala sekolah harusnya dapat menstimulasi knowledge sharing dan menyediakan training bagi guru bila dibutuhkan. Dan yang paling penting, kepala sekolah harus mendorong para guru untuk berpikir dengan cara yang baru dan menekankan bahwa KM dapat menyelesaikan masalah yang sebelumnya atau saat ini terjadi di dalam sekolah.
Kebanyakan sekolah di Hong Kong, KM dianggap sebagai praktek perubahan kerja di dalam sekolah sehingga faktor manusia patut diperhitungkan. Dalam implementasi KM, kepala sekolah berperan sebagai katalis, process helper dan resource linker. Dimana sebagai katalis, kepala sekolah mengusulkan perubahan seperti implementasi KM pada sekolah. Kepala sekolah harus mengetahui perilaku para guru dan staf serta budaya pada sekolah dapat mendukung perubahan atau bahkan dapat menolak perubahan. Sebagai resource linker, kepala sekolah harus mengalokasikan sumber daya yang tersedia untuk mencapai perubahan yang diharapkan. Sebagai process helper, kepala sekolah harus membantu staffnya ketika mereka menemukan masalah dalam mempraktekkan KM. Kepala sekolah harus memotivasi para guru dan mencipkana lingkungan kerja yang dapat mendukung praktek baru ini.
Dan sebagai pemimpin dari organisasi pembelajar, kepala sekolah harus mendukung proses pembelajaran di sekolah untuk meningkatkan peforma. Kepala sekolah dapat menciptakan sebuah budaya belajar dimana guru dapar beradaptasi pada perubahan dan lebih mengenali praktek KM secara perlahan. Kepala sekolah pun dapat menciptakan koneksi secara emosional dengan para guru untuk dapat menyampaikan secara jelas tujuan dan definisi yang diharapkan serta menyediakan umpan balik yang positif kepada para guru melalui komunikasi yang efektif.
Participantsâ Suggestions of Solving Problem in Knowledge Management in School
BAB III
KESIMPULAN
Knowledge adalah hal yang penting bagi perusahaan, tanpa knowledge organisasi harus berusaha ekstra keras lagi dalam mendorong sumber daya / anggota orgaisasi baru yang secara cepat harus dapat menelusuri budaya, cara kerja dan segala sesuai yang berkaitan dengan pekerjaannya tersebut. KM yang dikelola baik, dapat memastikan knowledge tersedia bagi anggota organisasi yang baru untuk dipelajari sehingga dapat membantunya dalam menjalankan job desk-nya ataupun untuk ditelurusuri untuk menemukan best practice yang tersedia dan pernah dilakukan sebelumnya, atau mendorong para anggota organisasi untuk menemukan knowledge baru atau best practice terbaru untuk perusahaan. Walaupun tentu saja selanjutnya adalah apakah KM tersebut sudah sesuai dan sudah ditanamkan dalam budaya organisasi.
Pimpinan memegang peranan penting dalam menerapan KM. Anggota organisasi membutuhkan panutan yang menjadi contoh pelaksanaan KM itu nyata dalam organisasi. Pemimpin juga bertindak sebagai agen perubahan karena penerapan KM dalam organisasi sama halnya dengan mengimplementasikan perubahan budaya (budaya untuk belajar dan sharing) dimana bisa terdapat anggota organisasi yang menerima dan mengikuti perubahan tersebut atau ada juga yang malah menolak pengimplementasian KM.
Bagaimanapun gaya kepemimpinan seorang pimpinan, komunikasi diperlukan dalam memandu pengimplementasian KM dalam organisasi sebagai katalisator, penyedia sumber, dan juga process helper walau pun di organisasi yang berbeda pengimplementasian dipimpin oleh knowledge leader, pimpinan organisasi harus dapat mendukung dan juga ikut serta dalam pengimplementasian KM.
REFERENSI
Leung, Chi Hong. 2010. Critical Factor Of Implementing Knowledge Management in School Environment : A Qualitative Study In Hong Kong. Retrived October 2, 2010, from http://docsdrive.com/pdfs/academicjournals/rjit/2010/66-80.pdf.
Petrides, L. A., & Guiney, S. Z. (2002). Knowledge management for school leaders: an ecological framework for thinking schools. Teachers College Record, 104 (8), Retrieved October 2, 2010, from http://www.iskme.org/ThinkingSchools.pdf
Tobing, Paul L. (2007). Knowledge Management Konsep, Arsitektur dan Implementasi, Graha Ilmu. Yogyakarta.
Wissensmanagement Forum. 2003. An Illustrated Guide To Knowledge Management. Retrived October 4, 2010. http://www.wm-forum.org/files/Handbuch/An_Illustrated_Guide_to_Knowledge_Management.pdf
PENDAHULUAN
âAlthough there has been a great deal of recognition in the business world that information and knowledge management can be vital tools in organizations, it is only recently that educational administrators and teachers have begun to look at how they might use information systems to assist in creating effective learning environments. In the business research environment, the evolution from data to information and from information to knowledge plays a leading role in shaping how organizations develop strategies and plans for the future.â Â (Petrides & Guiney, 2002).
Sekolah adalah tempat dimana pengetahuan disebarkan, diturunkan dari pengajar kepada murid-muridnya dan selanjutnya pengetahuan tersebut dikembangkan dan dipraktekkan. Namun ada pengetahuan lain yang dimiliki oleh sekolah, selain pengetahuan yang diajarkan oleh para guru, yaitu mengenai sekolah itu sendiri dan segala sesuatu yang terkait dengan sekolah dan belajar-mengajar. Misalkan mengenai âmengatasi kondisi kelasâ, seorang guru senior yang telah mengecap asam garam dunia pendidikan tentunya dicari guru junior untuk ditanyai dan diminta pendapatnya mengenai âmengatasi kondisi kelasâ. Atau mengenai urusan administrasi sekolah, karyawan administrasi yang baru tentunya membutuhkan petunjuk dalam mengerjakan pekerjaan dengan administrasi sekolah dan bagaimana dalam menghadapi kondisi-kondisi tertentu. Masih banyak contoh-contoh lain dimana pengetahuan seperti ini dibutuhkan di dalam lingkungan sekolah.
Knowledge management (KM) pun mulai dilirik sebagai salah satu perangkat yang mampu menyokong kebutuhan akan pengetahuan dalam organisasi pendidikan. Namun penerapannya terkadang tak seindah harapan. Penerapan KM mendorong perubahan atau pembentukan budaya organisasi sehingga agak memberatkan jika dilaksanakan. Dan pemimpin sangat dibutuhkan untuk memastikan organisasi berjalan pada jalur penerapan KM.
Continue reading »